So schreiben Sie eine englische E-Mail wie die Profis!

Im geschäftlichen Kontext ist Englisch als Kommunikationssprache zwischen den Firmen schon fast zur Selbstverständlichkeit geworden. Auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen kommt es zunehmend vor, dass gute Englischkenntnisse ein wichtiges Einstellungskriterium sind. Da ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie immer wieder eine professionelle E-Mail in Englisch verfassen müssen, recht hoch. Lassen Sie sich von den folgenden Tipps inspirieren – und geben Ihrer englischen E-Mail den letzten Schliff!

 

Die englische Business-E-Mail – die wichtigsten Formulierungen

Ebenso wie im Deutschen gibt es auch im Englischen formale Regeln, die in keinem Brief fehlen sollten. Dabei unterscheidet sich eine geschäftliche selbstverständlich in der Wortwahl von der privaten E-Mail. Einige standardisierte Ausdrücke können allerdings dabei helfen, Ihre englische Geschäftskorrespondenz ohne großen Aufwand professionell zu gestalten.

 

Die Betreffzeile

Eine aussagekräftige Betreffzeile erleichtert es dem Adressaten oder der Adressatin, die E-Mail sachlich richtig einzuordnen. Geben Sie daher in der Betreffzeile einen kurzen Hinweis auf den Inhalt der E-Mail.

 
Englisch Deutsch
Connfirmation of the
appointment next
week.
Bestätigung des vereinbarten Treffens nächste Woche.
Our telephone conversation
last Monday.
Unser Telefonat vom letzten Montag.
Your offer from 5th of
August 2019.
Ihr Angebot vom 5. August 2019.
 

Englische Anrede in der E-Mail

Bei der Wahl der englischen Anrede kommt es darauf an, in welcher Beziehung Sie zu dem Empfänger der E-Mail stehen oder ob Sie die angesprochene Person überhaupt kennen. Falls Sie nicht wissen, wer für Ihre E-Mail zuständig sein wird, können Sie die allgemein gehaltene Formulierung verwenden To whom it may concern. Das heißt wörtlich übersetzt: An den, den es betrifft und ist eine gängige Ausdrucksweise, wenn nicht eindeutig ist, wer den Brief lesen wird. Ebenso üblich ist die Formulierung Dear Sir or Madam, was dem Deutschen Sehr geehrte Damen und Herren entspricht. Wenn Sie den Adressaten mit Namen kennen, sprechen Sie ihn oder sie natürlich persönlich an, zum Beispiel Dear Mr Brown oder Dear Ms Smith. Das wird mit Sehr geehrter Herr Braun und Sehr geehrte Frau Schmidt übersetzt. Die früher übliche Anrede Mrs für verheiratete Frauen ist dabei durch ein neutrales Ms ersetzt worden, unabhängig vom Familienstand der angesprochenen Person.

 
Englisch Deutsch
To whom it may concern Sehr geehrte Damen und Herren, eigentlich: an den, den es betrifft
Dear Sir or Madam Sehr geehrte Damen und Herren
Dear Mr/Ms Sehr geehrte/r
 

Die Einleitung in der englischen Business-Mail

Ein Brief hat, wie jeder andere Text auch, eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schluss. Ein guter Start ist es, wenn Sie Bezug auf einen vorher stattgefundenen Kontakt nehmen, zum Beispiel I am writing in reference to your enquiry… oder Further to our telephone conversation… . Wenn es bisher noch keinen Kontakt zum Adressaten gab, können Sie gleich mit Ihrem Anliegen einsteigen, zum Beispiel nach Informationen fragen I am writing to enquire about… oder Informationen anbieten I am writing to inform you that… oder um ein Angebot bitten I would appreciate if you could send me an offer.

 
Englisch Deutsch
I am writing to enquire about… Ich würde gerne ein paar Informationen über … erhalten
I am writing to request… Gerne würde ich von Ihnen…
I am writing in reference to your offer… Bezugnehmend auf Ihr Angebot…
l am writing in reference to your letter dated… Bezugnehmend auf Ihren Brief vom…
l am writing in reference to your enquiry… Bezugnehmend auf Ihre Anfrage…
I would appreciate if you could… Ich wäre Ihnen sehr verbunden, wenn Sie…könnten.
Further to our telephone conversation / meeting / discussion… Bezugnehmend auf unser Telefonat / Treffen / Besprechung…
Could you give me some information about… Könnten Sie Informationen über…zukommen lassen?
I am writing to inform you that… Hiermit möchte ich Ihnen mitteilen…
We regret to inform you that… Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen…
I am delighted to tell you that… Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können…
 

Hauptteil der englischen E-Mail

Ebenso wie die Einleitung kann auch der Hauptteil, je nach Anliegen, mit ein oder zwei Sätzen auskommen. Hier kommt es im Wesentlichen auf den Kommunikationsgrund an. Eine reine Informationsweitergabe ist natürlich in weniger Sätzen ausgedrückt als eine Beschwerde. Hilfreiche Formulierungen, um eine Beschwerde einzuleiten, sind zum Beispiel I would like to complain about… oder etwas weniger direkt I regret to say that I was not completely satisfied with…. Im Anschluss müssten Sie kurz erläutern, was der Grund für Ihre Unzufriedenheit ist. Andere – positivere – Beweggründe für eine geschäftliche E-Mail sind zum Beispiel das Ausdrücken von Dank, eine Gratulation I am writing to send you my warmest congratulations on your promotion…, eine Informationsvermittlung I am pleased to confirm that… oder die Bitte um ein persönliches Treffen It would be great if we could arrange to meet sometime. When are you available?

 

Auf Englisch: Dank und Entschuldigung aussprechen

 
Englisch Deutsch
I would like to express my sincere thanks for… Ich möchte Ihnen meinen tiefen Dank aussprechen für…
Thanks very much for… Vielen Dank für…
I regret that I must call your attention to… Ich bedauere Ihnen mitteilen zu müssen, dass…
Please accept my sincere apologies for… Ich bitte Sie aufrichtig um Entschuldigung für…
the misunderstanding / the mistake. dieses Missverständnis / diesen Fehler.
I apologise for any inconvenience that this may cause / have caused. Ich entschuldige mich für alle Unannehmlichkeiten, die Ihnen hierdurch entstanden sind.
I am very sorry about… Ich bedauere, dass…
 

Beschwerde ausdrücken und schlechte Nachrichten mitteilen 

 
Englisch Deutsch
Your product / your service regrettably did not meet my expectations. Ihr Produkt / Service hat leider nicht meinen Erwartungen entsprochen.
I regret that I must call your attention to… Ich bedauere, Ihnen mitteilen zu müssen, dass…
I regret to say that I was not completely satisfied with… Ich bedauere, Ihnen mitteilen zu müssen, dass ich nicht ganz zufrieden war mit…
Unfortunately we have no choice but to… Bedauerlicherweise haben wir keine andere Wahl, als…
I deeply regret to inform you that… Ich bedauere sehr, Ihnen mitteilen zu müssen, dass…
Your product regrettably did not meet my expectations. Leider hat Ihr Produkt nicht meinen Erwartungen entsprochen.
I would like to complain about… Ich möchte mich über…beschweren…
 

Gratulieren und ein persönliches Treffen vereinbaren

 
Englisch Deutsch
I wish you all the best for your retirement. Ich wünsche Ihnen alles Gute für Ihre Pensionierung.
I am writing to send you my warmest congratulations on your promotion/new job/anniversary… Auf diesem Wege möchte ich Ihnen meine herzlichsten Glückwünsche zu Ihrer Beförderung/Ihrem neuen Job/Ihrem Jubiläum… übermitteln.
I would be delighted if you would join us / me for… Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie unserer / meiner Einladung folgen würden und wir/ ich Sie bei…begrüßen dürfen / darf.
Would you like to… Würden Sie…
You are warmly invited to… Sie sind ganz herzlich eingeladen zu…
I just wanted to confirm the meeting… Ich wollte nur den Termin für unser Treffen bestätigen…
Would you like to get together for lunch / coffee / dinner to discuss this in person? Wäre es möglich, dass wir uns einmal zum Mittagessen / Kaffeetrinken / Abendessen treffen, um dieses Thema gemeinsam zu besprechen?
 

Etwas in Englisch bestätigen oder einfordern und auf einen Anhang verweisen

 
Englisch Deutsch
I would be grateful if you could confirm… Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie … bestätigen könnten.
It would be great if you would… Es wäre toll, wenn Sie…würden.
I just wanted to confirm our appointment… Ich möchte unseren Termin bestätigen…
I am pleased to confirm you… Ich freue mich, Ihnen bestätigen zu können…
Please find enclosed… In der Anlage finden Sie…
Please find attached… Im Anhang finden Sie…
 

Schlussteil und Verabschiedung der englischen E-Mail

Am Ende können Sie noch einmal bekräftigen, dass Sie sich auf die Zusammenarbeit mit der angesprochenen Person freuen (I look forward to working with you in the future.) oder anbieten, mit Ihnen in Kontakt zu treten (I look forward to hearing from you.), bevor Sie sich schließlich endgültig verabschieden.

 
Englisch Deutsch
If you have any further questions, please don’t hesitate to contact me. Wenn Sie weitere Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.
I would be grateful if you would get in touch with me (as soon as possible). You can reach me on (…) Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie sich so schnell wie möglich mit mir in Verbindung setzen könnten. Sie können mich über …(Telefon/E-Mail) erreichen.
I look forward to hearing from you. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.
I look forward to working with you in the future. Ich freue mich darauf, mit Ihnen zukünftig zusammenzuarbeiten.
Thank you for your kind attention. Yours sincerely… Vielen Dank für Ihre Bemühungen. Mit freundlichen Grüßen…
I would appreciate your immediate attention to the matter. Yours faithfully… Für eine zeitnahe Bearbeitung der Angelegenheit wäre ich Ihnen sehr dankbar. Mit freundlichen Grüßen…
Best/Kind regards… Beste/Viele Grüße…
Yours sincerely/faithfully… Mit freundlichen Grüßen…
 

Übrigens, die obengenannten Formulierungen richten sich nach den Regeln des britischen Englisch. Im amerikanischen Englisch sind teilweise andere Schreibweisen üblich. Da wird bei der Schlussformel zum Beispiel ein Komma gesetzt (Sincerely yours, …). Auch bei der Anrede steht im amerikanischen Englisch ein Doppelpunkt (Dear Mr Lewis:), während im britischen Englisch kein Satzzeichen steht.

 

Professionelle Übersetzung von englischer Geschäftskorrespondenz

Mit den Tipps in diesem Beitrag können Sie sicher einen Großteil Ihrer englischen E-Mails problemlos verfassen. Wenn die Korrespondenz aber zu umfangreich wird oder das Thema zu kompliziert, um es in einfache Worte zu fassen, haben Sie die Möglichkeit, Briefe und E-Mails professionell übersetzen zu lassen. Als vereidigte Übersetzerin der englischen Sprache kann ich Ihnen dabei gern behilflich sein. Sprechen Sie mich an!

I look forward to hearing from you!

 

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